Os prazos apresentados podem variar consoante alguns acontecimentos no momento da encomenda tais como por exemplo, imaginemos que existe um produto com prazo de produção estimado em 10 a 15 dias úteis mas que, no momento em que o cliente faz a encomenda, existe um volume de trabalho na nossa produção, maior que o habitual (como por exemplo Natal, Eventos anuais ou temporais específicos, etc). É lógico que este tempo "estimado" poderá (ou não) estender o prazo em mais 1, 2 ou até mesmo mais dias. Nestes casos, na altura da encomenda, é o cliente informado dessa situação, podendo ou não, dar continuidade à sua encomenda consoante o grau da sua necessidade o permitir ou não.
Nestes casos, não pode ser responsabilizada nem haverá quaisquer devoluções ou descontos ou outras participações relacionadas por parte da Aroma Ideal visto esta ter notificado o cliente, da situação possível e antes da encomenda ter lugar.
Os materiais que sejam expostos a impressão e submersão em óleos ou fragrâncias, poderão apresentar graus de coloração um bocado diferentes dos visualizados em écrans de computador ou telemóvel. As cores podem estar sujeitas a uma variação mínima sob estas condições como é o caso dos ambientadores de Celulose.
Nestes casos, esta informação é passada ao cliente para que possa permitir ou não que a possibilidade de um desfazamento mínimo tolerável de cor não terá incómodo para a apresentação final do produto.
Caso o cliente necessite de alguma cor exacta, deverão ser efectuados protótipos no sentido de confirmação da produção ser de facto 100% fiel à visualizada por exemplo em écrans de computador. Estes protótipos têm custos de fabrico pelo que o cliente será notificado desses valores para aprovar o fabrico dos mesmos.
As produções devido ao aproveitamento de materiais, podem terminar com mais ou menos quantidade da encomendada, sendo que, quando a quantidade seja menor, sobre o valor pago será restituído o valor residual da quantidade em falta e quando a mais, será questionado o cliente se deseja comprar o excesso de peças produzidas.
As quantidades enviadas são sempre verificadas por 3 elementos sendo que a sintonia de quantidades entre as contagens garante o seu número e registado em documento para garantir a real produção. Cabe ao cliente, e apenas no momento da entrega, conferir ou delegar responsável que o faça para dar resposta quanto à realidade face ao nosso registo.
Referimos muitas vezes "formatos gratuitos", referindo-nos aos formatos em que já criamos os cortantes (formas laminadas de corte em série de materiais com design) e como tal não existirá custo na produção desses cortantes uma vez que estes já existem. Para qualquer formato que não existam cortantes criados será sempre cobrado ao cliente o custo destes.
Nestes casos, o cliente é informado da situação quando após visualizar o catálogo de formatos existentes que dispomos e apresentamos, constata que nenhum deles se ajusta às necessidades desejando por tal, dar continuidade com um formato novo e personalizado.